PAVE ARKKITEHDIT OY:N ASIAKKAIDEN JA YHTEISTYÖKUMPPANEIDEN
TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on PAVE Arkkitehdit Oy:n henkilötietolain (523/1999, 10 ja 24§) ja EU:n yleisen tietosuoja‐asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri‐ ja tietosuojaseloste. PAVE Arkkitehdit Oy pidättää itsellään oikeuden päivittää selostetta sen mukaan, mitä toiminta ja kulloinkin voimassa oleva lainsäädäntö vaatii.
1. Rekisterinpitäjä
PAVE Arkkitehdit Oy
Hintantie 18
90500 OULU
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Susanna Ojala
Sähköposti: ojala@pavearkkitehdit.fi
puh: 040 7369956
3. Rekisterin nimi ja kohde
Arkkitehtitoimisto PAVE Arkkitehdit Oy:n asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri.
4. Henkilötietojen peruste ja käyttötarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojenkäsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, suostumus asiakas‐ tai yhteistyösuhteeseen, tai muuhun oikeutettuun perusteeseen (sopimus).
Henkilötietoja käsitellään asiakkaan kanssa sovittujen toimeksiantojen mukaisesti, toimeksiantoon sisältyvien tehtävien ja velvoitteiden hoitamiseksi, yhteydenpitoon, tiedottamiseen, ja toiminnan kehittämiseen.
Yhteystietoja voidaan käyttää hankkeiden viranomaisvelvotteiden hoitamiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
• henkilön nimi
• henkilön yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• yritys
• rekisteröidyn nimi
• tehtävä organisaatiossa
• yrityksen yhteystiedot ja laskutustiedot
• tarjous- ja tarjouspyyntötiedot
• tiedot tilatuista palveluista
6. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee esittää rekisterinpitäjälle kirjallisesti allekirjoitettuna tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Tarkastusoikeus
• Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset, vanhentuneet tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
• Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
• Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. (Yrityksemme ei käytä suoramarkkinointia).
Poisto-oikeus
• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto kirjanpitolaissa määritellyn ajan mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä yhteyshenkilölle
• Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietolainsäädäntöä.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin henkilötiedot koostuvat tiedoista, jotka saadaan asiakassuhteen syntyessä henkilöltä itseltään kasvotusten, sähköpostitse, puhelimitse sekä hänen organisaationsa julkisista tietolähteistä.
8. Tietojen luovuttaminen ulkopuolelle
Rekisterin tietoja tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista niiltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain tai muiden määräysten niin vaatiessa, sekä tilattujen hankkeiden keskeisten osapuolien tapahtuvassa normaalissa tiedonvaihdossa suunnitteluprosessin ja rakentamisen vaatimassa laajuudessa.
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Käsittelyn kesto
Tietoja säilytetään ja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa.
Osa tiedoista säilytetään mahdollista jatkoyhteistyötä varten ja osa henkilötiedoista säilytetään kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti.
10. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjän työntekijät käsittelevät asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti palomuurein ja salasanoin. Järjestelmän tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät vain PAVE Arkkitehdit Oy:n työntekijät.
Paperidokumentit kuten allekirjoitetut sopimukset säilytetään lukituissa tiloissa.
12. Evästeet ja niiden käyttö
Palvelumme voivat myös sisältää linkkejä muihin sivustoihin ja yhteisöpalveluihin, mutta emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan näiden palveluiden yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.
Sivustomme käyttämä eväste:
– Google Analytics (kävijäseuranta)
Evästeiden avulla voidaan kerätä mm.seuraavia tietoja
• kävijän IP-osoite
• kellonaika
• selaintyyppi
• käyttöjärjestelmä
• näytön resoluutio
• mitä kautta kävijä on tullut sivustolle (hakukone, suora linkki jne.)
• aiemmat käynnit sivustolla
• käytetyt sivut
Lisätietoja: Googlen tietosuojakäytännöt https://policies.google.com/privacy?hl=fi ja Google Analyticsin tietosuoja- ja turvallisuusperiaatteet https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=fi.
13. Rekrytointi
Rekisterinpitäjä rekry@pavearkkitehdit.fi.
Työnhakija voi itse määrittää hakemuksessa, kuinka kauan haluaa hakemustietojensa olevan käytettävissä, muussa tapauksessa hakemukset tuhotaan 6 kk kuluessa hakemuksen lähetyksestä. Vanhentuneita tai tarpeettomia henkilötietoja ei säilytetä.
Henkilötietojen tarkastusoikeus, korjausoikeus, poistaminen rekisteristä ja muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet ks. kohta 6.
14. Yhteydenottolomake
Rekisterinpitäjä hallinto@pavearkkitehdit.fi.
Yhteydenottolomakkeen kautta lähetyt yhteydenottopyynnöt säilytetään 6 kk, yhteydenoton lähetyksestä.
Henkilötietojen tarkastusoikeus, korjausoikeus, poistaminen rekisteristä ja muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet ks. kohta 6.